De bewaartermijn is de periode waarin een organisatie persoonsgegevens bijhoudt voordat ze die verwijdert of anonimiseert. De AVG maakt er een principe van: gegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig voor het doel waarvoor ze verzameld werden. Dat is het principe van opslagbeperking, vastgelegd in artikel 5.
Waarom een termijn vastleggen
Alle gesprekken "voor het geval dat" bewaren is verleidelijk: ze zouden kunnen dienen om een vraag terug te vinden, vragen te analyseren of het team op te leiden. Maar elk bewaard gegeven is een gegeven om te beschermen, terug te vinden bij een inzageverzoek, te verwijderen bij een wissingsverzoek en bloot te stellen bij een lek. Een vooraf vastgelegde termijn verkleint die risico's en dwingt om na te gaan waarvoor de gegevens echt dienen.
De AVG legt geen termijn in cijfers vast. Het is aan de organisatie om die te bepalen en te verantwoorden, afhankelijk van het gebruik. Ze moet ze ook aan de betrokkenen meedelen, of de criteria die ze bepalen, in de informatie die artikel 13 voorschrijft.
Hoe u een termijn kiest
De juiste termijn volgt uit het echte gebruik van de gegevens. Enkele vragen helpen om hem vast te leggen:
- Waarvoor dienen deze gegevens? Een vraag beantwoorden, een klant opvolgen, veelgestelde vragen analyseren, zich verdedigen bij een geschil
- Hoelang duurt dat gebruik? Een vraag over openingsuren heeft na enkele dagen geen nut meer; een offerteaanvraag kan maanden nuttig blijven
- Legt een wettelijke verplichting een termijn op? Sommige commerciële, boekhoudkundige of fiscale documenten moeten volgens het Belgische recht meerdere jaren bewaard worden. Een gesprek dat tot een bestelling leidt, kan in die categorie vallen
- Zou een geanonimiseerd gegeven volstaan? Voor statistieken vervullen geaggregeerde cijfers zonder naam of e-mail vaak dezelfde rol
Meerdere termijnen voor meerdere categorieën
In een AI-assistent hebben niet alle gegevens hetzelfde gebruik. Het is redelijk om verschillende termijnen te voorzien:
| Categorie | Gebruik | Te overwegen termijn |
|---|---|---|
| Gewone gesprekken | Opvolging van de vraag, nalezen, antwoorden verbeteren | Enkele maanden tot een jaar |
| Gesprekken over een commerciële aanvraag of een geschil | Opvolging van het dossier, bewijs | De duur van het dossier, daarna volgens wettelijke verplichtingen |
| Contactgeheugen | Toekomstige gesprekken personaliseren | Beperkt, vernieuwd door gebruik, met toestemming van het contact |
| Technische logboeken | Beveiliging, diagnose | Enkele weken tot enkele maanden |
| Geanonimiseerde statistieken | Opvolging van de activiteit | Zonder grens, want het zijn geen persoonsgegevens meer |
Die termijnen zijn grootteordes om over na te denken, geen juridische aanbevelingen. Elke organisatie moet ze aanpassen aan haar activiteit en documenteren in haar register van verwerkingen.
Wat de termijn in de praktijk inhoudt
Een termijn vastleggen volstaat niet: hij moet ook echt toegepast worden.
- Verwijdering moet automatisch gebeuren. Een geplande opschoning is betrouwbaarder dan een handmatige die vergeten wordt
- Kopieën tellen ook. Een gesprek dat naar een spreadsheet geëxporteerd werd, in een e-mail of persoonlijke berichtendienst gekopieerd, ontsnapt aan de opschoning. Beperk exports en bewaar ze op plaatsen met dezelfde regels
- Verwerkers moeten volgen. Het platform, de hostingpartner en de modelleverancier bewaren gegevens soms volgens hun eigen termijnen. De verwerkersovereenkomst moet dat verduidelijken
- Back-ups hebben hun eigen cyclus. Een verwijderd gegeven kan nog een tijd in een back-up bestaan; die termijn moet gekend en beperkt zijn
- Een verwijdering moet volledig zijn. Een contact verwijderen moet ook zijn gesprekken, geheugen en bijlagen verwijderen, niet alleen zijn fiche
Bewaartermijn en verzoek tot wissing
De bewaartermijn is een plafond, geen verworven recht. Een persoon kan vragen zijn gegevens vóór de vervaldatum te wissen, en de organisatie moet daarop ingaan, behalve in de uitzonderingen die de AVG voorziet, zoals een wettelijke bewaarplicht. Een tool die alle gegevens van een persoon in één handeling laat verwijderen, maakt het naleven van dat recht makkelijker.
De vaakste fouten
- Geen termijn vastleggen, met de gedachte dat het later wel komt
- Standaard een zeer lange termijn kiezen zonder te kunnen uitleggen waarom
- Het geheugen van de assistent vergeten, dat informatie over een persoon na het gesprek bijhoudt
- Een termijn aankondigen in het privacybeleid die de tool niet echt toepast
De bewaartermijn in KernChat
In KernChat worden gesprekken standaard 365 dagen bewaard en daarna door een dagelijkse opschoning verwijderd; de organisatie kan die termijn aanpassen. Informatie die het contactgeheugen bijhoudt, vervalt volgens het beleid van de assistent. Een contact of organisatie verwijderen, verwijdert ook de gesprekken en bestanden ervan. Berichten die aan de modelleverancier doorgegeven worden, dienen alleen om het antwoord te genereren.