Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

KERN-IT SRL, Rue Belliard 2A, 1040 Bruxelles, TVA BE0845906217, est responsable du traitement des données des membres de la plateforme. Pour les conversations menées avec les assistants d'une organisation cliente, cette organisation est responsable du traitement et KERN-IT agit comme sous-traitant.

2. Données traitées

Données de compte : adresse e-mail, nom, rôle dans l'organisation, dates de connexion.

Données de conversation : messages échangés avec un assistant, page d'origine, langue, identifiant de navigateur ou identité transmise par l'organisation, coordonnées communiquées par le contact.

Mémoire du contact : les informations retenues d'une conversation à l'autre, avec leur source, leur date et leur durée de conservation.

Données d'usage : appels aux fournisseurs de modèles, tokens consommés, coût, latence.

3. Finalités et bases légales

Fournir le service (exécution du contrat) ; améliorer les connaissances de l'organisation à partir des questions sans réponse (intérêt légitime de l'organisation, avec validation humaine) ; retenir des informations sur un contact entre deux conversations (consentement du contact lorsque l'organisation le requiert, sinon intérêt légitime dans une relation contractuelle existante).

4. Fournisseurs de modèles

Les réponses sont générées par des modèles de langage tiers, selon la configuration de l'assistant : Google Gemini, Anthropic Claude ou OpenAI. Les messages leur sont transmis pour générer la réponse et ne sont pas utilisés par KERN-IT pour entraîner un modèle. Les connaissances de l'organisation ne quittent la plateforme que le temps de l'appel.

5. Conservation

Les conversations sont conservées pendant la durée de rétention configurée par l'organisation (365 jours par défaut), puis purgées ; seuls le résumé et les agrégats subsistent. Les mémoires de contact expirent selon la politique de l'assistant. Les données de compte sont conservées tant que le compte existe.

6. Hébergement et sécurité

La plateforme est hébergée dans l'Union européenne. Les données de chaque organisation sont isolées par organisation. Les accès aux systèmes des organisations se font par des actions déclarées, journalisées, avec une identité signée. Les comptes du support KERN-IT sont protégés par un second facteur ; le support ne consulte l'espace d'une organisation qu'à sa demande, pour une durée limitée, sans pouvoir modifier ce qui l'engage, et chaque accès est journalisé.

7. Mesure d'audience

Le site public mesure son audience avec Google Analytics (cookies _ga, adresse IP anonymisée, conservation 13 mois), uniquement si vous l'acceptez dans le bandeau. Vous pouvez changer d'avis à tout moment par le lien « Cookies » en bas de page.

8. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement ou la portabilité de vos données, et retirer votre consentement à la mémoire à tout moment. Un contact s'adresse à l'organisation qui exploite l'assistant ; un membre s'adresse à support@kern-it.be. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Belgique).