Fiduciaire

Vos clients ont leurs réponses sur les procédures, vos gestionnaires gardent leur temps pour les dossiers

Documents à envoyer pour la TVA, échéances, pièces manquantes, changements de situation : un assistant KernChat répond avec les procédures du cabinet, reconnaît le client connecté à votre portail et prévient son gestionnaire quand la question demande un avis.

Une conversation, telle que vos clients la verraient

Chaque client reconnu par votre portail pose ses questions à un assistant qui connaît vos procédures et son dossier.

Ce qu'il en reste

  • Le client est identifié par votre portail et ne voit que son dossier.
  • Ce qu'il a dit est retenu, avec son accord, pour la prochaine fois.
  • Votre gestionnaire reçoit la conversation complète.

Assistant du cabinet

Quels documents dois-je vous envoyer pour la TVA de ce trimestre ?

Pour votre dossier : vos factures de vente et d'achat du trimestre, vos extraits bancaires et vos notes de frais. Le dépôt se fait avant l'échéance du trimestre.

Procédures du cabinet › TVA

Je facture aussi en France depuis ce mois-ci, ça change quelque chose ?

Cela peut changer votre régime. Je le signale à votre gestionnaire, qui revient vers vous.

Retenu dans la fiche du client, gestionnaire prévenu

Le quotidien d'une fiduciaire

Avant chaque échéance, les mêmes questions arrivent : quels documents envoyer, pour quand, sous quelle forme. Les gestionnaires y répondent par e-mail et par téléphone, au milieu des clôtures, et les questions qui demandent vraiment leur avis se perdent dans le lot.

Ce que l'assistant change pour vous

  • Les questions de procédure sont réglées sans vous. TVA, notes de frais, pièces à fournir, échéances : l'assistant répond avec les procédures du cabinet et cite celle qu'il utilise
  • Chaque client est reconnu. Au niveau Collaborateur connecté, le client connecté à votre portail est identifié, et l'assistant ne lui parle que de son dossier
  • Les changements de situation remontent. Une nouvelle activité, des ventes à l'étranger, un premier engagement : l'assistant le retient dans la fiche du client, avec son accord, et prévient son gestionnaire
  • Les gestionnaires gardent leur temps pour le conseil. Ce qui demande un avis leur arrive avec la conversation complète
  • Les procédures s'améliorent. Une question qui revient sans réponse devient une suggestion à valider, et votre documentation client se complète

Les questions que vos clients posent le plus

L'assistant répond aux questions de procédure ; dès qu'il faut un avis sur une situation, il transmet au gestionnaire.

  • Quels documents dois-je vous envoyer pour la déclaration TVA de ce trimestre ?
  • Quelle est la date limite de dépôt, et que se passe-t-il en cas de retard ?
  • Comment vous transmettre mes factures d'achat ?
  • Mes frais de voiture sont-ils déductibles ?
  • Je commence une activité complémentaire, que dois-je faire ?
  • Où en est ma déclaration fiscale ?
  • Pouvez-vous m'envoyer une attestation pour ma banque ?
  • Qui est mon gestionnaire et comment le joindre ?

Ce qu'il faut rassembler pour une première version

  • Les procédures que vous envoyez déjà à vos clients : TVA, notes de frais, clôture annuelle
  • Votre calendrier des échéances et la liste des pièces à fournir pour chacune
  • Les modèles de réponses de votre secrétariat
  • La liste des sujets qui demandent toujours un avis du gestionnaire
  • Votre façon de reconnaître un client connecté à votre portail, si l'assistant doit parler de son dossier

Ce que l'assistant ne fait pas

Il ne donne pas d'avis fiscal ou juridique sur un dossier et ne remplace pas le gestionnaire : il répond sur les procédures et transmet le reste. Il ne voit que ce que vous lui confiez, et chaque client ne voit que ce qui le concerne.

Par où commencer

Les procédures que vous envoyez déjà à vos clients, votre calendrier d'échéances et la FAQ de votre site forment sa première connaissance. La mise en place se fait avec vous ; la mémoire des contacts et les rôles de votre équipe sont décrits dans les fonctionnalités. Les opérateurs télécom, eux aussi au service des PME, s'en servent pour qualifier leurs demandes.

Le niveau qui convient le plus souvent

Dans ce métier, la plupart des organisations commencent au niveau Collaborateur connecté. L'audit d'une heure le confirme ou en propose un autre.

Pour approfondir

Trois niveaux, un même assistant

Assistant, Collaborateur, Collaborateur connecté : il répond, il travaille avec votre équipe, il agit dans vos outils.

Mise en place à partir de 1 500 € HTVA, abonnement à partir de 100 € HTVA par mois : hébergement en Europe, usage de l'IA et relecture mensuelle compris. Le niveau et le prix exact se fixent après l'audit.

Tout commence par un audit d'une heure sur vos questions, vos documents et vos outils.

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Questions fréquentes

Un assistant IA peut-il répondre aux clients d'une fiduciaire ?
Oui, sur les procédures du cabinet : documents à fournir, échéances, façon de transmettre les pièces. Un assistant KernChat cite la procédure utilisée et, dès qu'une question demande un avis sur un dossier, il prévient le gestionnaire du client avec la conversation.
Les données des clients restent-elles confidentielles ?
Oui. Un client reconnu par votre portail ne voit que son propre dossier, l'assistant ne retient rien sans son accord et les données sont hébergées en Europe, avec une durée de conservation que vous fixez.
Que fait l'assistant face à une question fiscale précise ?
Il donne l'information générale écrite dans vos procédures, puis transmet la question au gestionnaire du client avec la conversation. Il ne donne pas d'avis sur un dossier : ce travail reste celui de votre cabinet.

Pour aller plus loin

Voyez-le sur vos propres cas

Tout commence par un audit d'une heure sur vos questions, vos documents et vos outils. Ensuite, nous vous proposons le niveau qui convient.

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