Boekhoudkantoor

Uw klanten krijgen hun antwoorden over de procedures, uw dossierbeheerders houden hun tijd voor de dossiers

Documenten voor de btw, deadlines, ontbrekende stukken, gewijzigde situaties: een assistent van KernChat antwoordt met de procedures van het kantoor, herkent de klant die op uw portaal is aangemeld en verwittigt zijn dossierbeheerder wanneer de vraag om advies vraagt.

Een gesprek, zoals uw klanten het zouden zien

Elke klant die door uw portaal herkend wordt, stelt zijn vragen aan een assistent die uw procedures en zijn dossier kent.

Wat ervan overblijft

  • De klant wordt door uw portaal geïdentificeerd en ziet alleen zijn dossier.
  • Wat hij gezegd heeft, wordt met zijn akkoord onthouden voor de volgende keer.
  • Uw dossierbeheerder ontvangt het volledige gesprek.

Assistent van het kantoor

Welke documenten moet ik u bezorgen voor de btw van dit kwartaal?

Voor uw dossier: uw verkoop- en aankoopfacturen van het kwartaal, uw bankuittreksels en uw onkostennota’s. De indiening gebeurt voor de vervaldag van het kwartaal.

Procedures van het kantoor › Btw

Ik factureer sinds deze maand ook in Frankrijk, verandert dat iets?

Dat kan uw regeling veranderen. Ik meld het aan uw dossierbeheerder, die bij u terugkomt.

Onthouden in de klantenfiche, dossierbeheerder verwittigd

Het dagelijkse werk van een boekhoudkantoor

Voor elke deadline komen dezelfde vragen: welke documenten ze moeten bezorgen, tegen wanneer en in welke vorm. De dossierbeheerders beantwoorden ze per e-mail en telefoon, terwijl ze met afsluitingen bezig zijn. Vragen waarvoor echt hun advies nodig is, raken ertussen verloren.

Wat de assistent voor u verandert

  • Procedurevragen worden zonder u beantwoord. Btw, onkostennota's, te bezorgen stukken, deadlines: de assistent antwoordt met de procedures van het kantoor en vermeldt welke hij gebruikt
  • Elke klant wordt herkend. Op het niveau Verbonden medewerker wordt de klant die op uw portaal is aangemeld herkend, en de assistent bespreekt alleen diens eigen dossier
  • Veranderingen in de situatie worden doorgegeven. Een nieuwe activiteit, verkoop in het buitenland, een eerste aanwerving: de assistent onthoudt het in de fiche van de klant, met zijn toestemming, en verwittigt de dossierbeheerder
  • Dossierbeheerders houden hun tijd voor advies. Vragen waarvoor advies nodig is, komen bij hen terecht met het volledige gesprek
  • De procedures worden beter. Een terugkerende vraag zonder antwoord wordt een suggestie die u kunt goedkeuren, zodat uw klantendocumentatie wordt aangevuld

De vragen die uw klanten het vaakst stellen

De assistent beantwoordt procedurevragen. Zodra een situatie om advies vraagt, geeft hij de vraag door aan de dossierbeheerder.

  • Welke documenten moet ik u bezorgen voor de btw-aangifte van dit kwartaal?
  • Wat is de indieningsdatum en wat gebeurt er als ik te laat ben?
  • Hoe bezorg ik u mijn aankoopfacturen?
  • Zijn mijn autokosten aftrekbaar?
  • Ik start een activiteit in bijberoep, wat moet ik doen?
  • Hoe staat het met mijn belastingaangifte?
  • Kunt u mij een attest voor mijn bank bezorgen?
  • Wie is mijn dossierbeheerder en hoe kan ik die bereiken?

Wat u moet verzamelen voor een eerste versie

  • De procedures die u al naar uw klanten stuurt: btw, onkostennota's, jaarafsluiting
  • Uw kalender met deadlines en de lijst van benodigde stukken per deadline
  • De standaardantwoorden van uw secretariaat
  • De lijst van onderwerpen waarvoor altijd advies van de dossierbeheerder nodig is
  • De manier waarop u een aangemelde klant op uw portaal herkent, als de assistent over diens dossier moet kunnen spreken

Wat de assistent niet doet

Hij geeft geen fiscaal of juridisch advies over een dossier en vervangt de dossierbeheerder niet: hij antwoordt over de procedures en geeft de rest door. Hij ziet alleen wat u hem toevertrouwt, en elke klant ziet alleen wat hem aanbelangt.

Waar beginnen

De procedures die u al naar uw klanten stuurt, uw kalender met deadlines en de FAQ van uw website vormen de basis van zijn kennis. De opzet gebeurt samen met u; het geheugen van contacten en de rollen van uw team staan bij de functies. Telecomoperatoren, die ook kmo's bedienen, gebruiken de assistent om hun aanvragen te kwalificeren.

Het niveau dat meestal past

In deze sector beginnen de meeste organisaties op het niveau Verbonden medewerker. De audit van een uur bevestigt dat of stelt een ander voor.

Verder lezen over dit onderwerp

Drie niveaus, één assistent

Assistent, Medewerker, Verbonden medewerker: hij antwoordt, hij werkt met uw team, hij handelt in uw tools.

Opzet vanaf 1 500 € excl. btw, abonnement vanaf 100 € excl. btw per maand: hosting in Europa, AI-gebruik en maandelijkse nalezing inbegrepen. Het niveau en de exacte prijs worden na de audit vastgelegd.

Alles begint met een audit van een uur over uw vragen, uw documenten en uw tools.

Een demonstratie aanvragen

Veelgestelde vragen

Kan een AI-assistent de klanten van een boekhoudkantoor antwoorden?
Ja, over de procedures van het kantoor: te bezorgen documenten, deadlines, de manier om stukken door te sturen. Een assistent van KernChat vermeldt de gebruikte procedure en verwittigt de dossierbeheerder van de klant, met het gesprek, zodra een vraag om advies over een dossier vraagt.
Blijven de gegevens van de klanten vertrouwelijk?
Ja. Een klant die via uw portaal herkend wordt, ziet alleen zijn eigen dossier, de assistent onthoudt niets zonder zijn toestemming en de gegevens worden in Europa gehost, met een bewaartermijn die u vastlegt.
Wat doet de assistent bij een specifieke fiscale vraag?
Hij geeft de algemene informatie uit uw procedures en stuurt de vraag vervolgens met het gesprek door naar de dossierbeheerder van de klant. Hij geeft geen advies over een dossier: dat blijft het werk van uw kantoor.

Verder lezen

Zie het op uw eigen situaties

Alles begint met een audit van een uur over uw vragen, uw documenten en uw tools. Daarna stellen we u het niveau voor dat past.

Een demonstratie aanvragen