La durée de conservation est la période pendant laquelle une organisation garde des données personnelles avant de les supprimer ou de les anonymiser. Le RGPD en fait un principe : les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. C'est le principe de limitation de la conservation, posé à l'article 5.
Pourquoi fixer une durée
Garder toutes les conversations « au cas où » est tentant : elles pourraient servir à retrouver une demande, à analyser les questions ou à former l'équipe. Mais chaque donnée conservée est une donnée à protéger, à retrouver en cas de demande d'accès, à supprimer en cas de demande d'effacement, et à exposer en cas de fuite. Une durée fixée à l'avance réduit ces risques et oblige à se demander à quoi servent vraiment les données.
Le RGPD ne fixe pas de durée chiffrée. C'est à l'organisation de la déterminer et de la justifier, en fonction de l'usage. Elle doit aussi l'indiquer aux personnes, ou indiquer les critères qui permettent de la déterminer, dans l'information prévue à l'article 13.
Comment choisir une durée
La bonne durée découle de l'usage réel des données. Quelques questions aident à la fixer :
- À quoi servent ces données ? Répondre à une demande, assurer le suivi d'un client, analyser les questions fréquentes, se défendre en cas de litige
- Combien de temps cet usage dure-t-il ? Une question sur les horaires n'a plus d'utilité après quelques jours ; une demande de devis peut rester utile plusieurs mois
- Une obligation légale impose-t-elle une durée ? Certains documents commerciaux, comptables ou fiscaux doivent être conservés plusieurs années selon le droit belge. Une conversation qui aboutit à une commande peut entrer dans cette catégorie
- Une donnée anonymisée suffirait-elle ? Pour des statistiques, des chiffres agrégés sans nom ni e-mail remplissent souvent le même rôle
Plusieurs durées pour plusieurs catégories
Dans un assistant IA, toutes les données n'ont pas le même usage. Il est raisonnable de prévoir des durées différentes :
| Catégorie | Usage | Durée à envisager |
|---|---|---|
| Conversations courantes | Suivi de la demande, relecture, amélioration des réponses | Quelques mois à un an |
| Conversations liées à une demande commerciale ou un litige | Suivi du dossier, preuve | Le temps du dossier, puis selon les obligations légales |
| Mémoire des contacts | Personnaliser les échanges futurs | Limitée, renouvelée par l'usage, avec l'accord du contact |
| Journaux techniques | Sécurité, diagnostic | Quelques semaines à quelques mois |
| Statistiques anonymisées | Suivi de l'activité | Sans limite, car elles ne sont plus des données personnelles |
Ces durées sont des ordres de grandeur pour la réflexion, pas des recommandations juridiques. Chaque organisation doit les adapter à son activité et les documenter dans son registre des traitements.
Ce que la durée implique en pratique
Fixer une durée ne suffit pas : il faut qu'elle s'applique réellement.
- La suppression doit être automatique. Une purge programmée est plus fiable qu'un nettoyage manuel qu'on oublie
- Les copies comptent aussi. Une conversation exportée dans un tableur, copiée dans un e-mail ou une messagerie personnelle échappe à la purge. Limitez les exports et rangez-les dans des endroits soumis aux mêmes règles
- Les sous-traitants doivent suivre. La plateforme, l'hébergeur et le fournisseur du modèle conservent parfois les données selon leurs propres durées. Le contrat de sous-traitance doit le préciser
- Les sauvegardes ont leur propre cycle. Une donnée supprimée peut subsister quelque temps dans une sauvegarde ; ce délai doit être connu et limité
- Une suppression doit être totale. Supprimer un contact doit supprimer ses conversations, sa mémoire et ses fichiers joints, pas seulement sa fiche
Durée de conservation et demande d'effacement
La durée de conservation est un plafond, pas un droit acquis. Une personne peut demander l'effacement de ses données avant l'échéance, et l'organisation doit y donner suite sauf exception prévue par le RGPD, comme une obligation légale de conservation. Un outil qui permet de supprimer toutes les données d'une personne en une opération facilite le respect de ce droit.
Les erreurs fréquentes
- Ne fixer aucune durée, en se disant qu'on verra plus tard
- Choisir une durée très longue par défaut sans pouvoir expliquer pourquoi
- Oublier la mémoire de l'assistant, qui retient des informations sur une personne au-delà de la conversation
- Annoncer une durée dans la politique de confidentialité que l'outil n'applique pas réellement
La durée de conservation dans KernChat
Dans KernChat, les conversations sont conservées 365 jours par défaut, puis supprimées par une purge quotidienne ; l'organisation peut modifier cette durée. Les informations retenues par la mémoire des contacts expirent selon la politique de l'assistant. Supprimer un contact ou une organisation supprime aussi ses conversations et ses fichiers. Les messages transmis au fournisseur du modèle servent uniquement à générer la réponse.